Tänk om du kunde fråga AI om dina projekt?

Hur ligger projekten till? Hur många timmar har rapporterats? Och hur ser teamets beläggning ut framöver? Tänk om du kunde få svaren direkt från din AI-assistent. Med Severa MCP (Model Context Protocol), som just nu testas av utvalda kunder, öppnas nya möjligheter att arbeta med projektdata. Rasmus Pohjoiskoski, produktchef på Severa, berättar hur kopplingen fungerar, vad du kan göra med den och hur du behåller kontrollen över informationen.

Hur många timmar har vi lagt på kundprojektet den här veckan? Har vi tillräckligt med resurser nästa månad? Och blev tiden från gårdagens kundmöte verkligen rapporterad?

Det är frågor som dyker upp i vardagen på många konsult- och tjänsteföretag. Informationen finns ofta redan i de system vi använder, men det tar ändå tid att leta fram uppgifter, sammanställa dem och hålla allt uppdaterat.

Det är därför vi har utvecklat Severa MCP. MCP står för Model Context Protocol, en teknik som gör det möjligt för AI-assistenter att ansluta till andra system och använda informationen som finns där.

Severa MCP kopplar ihop Severa med AI-verktyg som Claude, Copilot eller en AI-agent som företaget har byggt själv. På så sätt kan AI-assistenten hämta information från Severa och hjälpa till med exempelvis tidrapportering och uppdateringar.

Severa MCP testas för närvarande av ett antal utvalda kunder, med målet att göra lösningen tillgänglig för fler framöver.

En fråga som ofta dyker upp när vi pratar om Severa MCP är: Är Severa MCP en AI-agent?

Nej, det är det inte. Severa MCP är kopplingen mellan Severa och din AI-assistent. Det är en viktig skillnad, inte minst för att förstå vad AI-assistenten faktiskt kan göra och vem som styr över informationen.

Vad kan du göra med Severa MCP?

Säg att du ska förbereda dig inför ett kundmöte. Du vill snabbt få koll på vilka av kundens projekt som pågår och hur många timmar som har rapporterats på dem.

Med Severa MCP kan du be din AI-assistent att hämta och sammanställa uppgifterna från Severa. Du slipper leta fram informationen på flera olika ställen i systemet.

Behöver du veta mer? Fortsätt bara samtalet:

”Visa timmarna per medarbetare.”

”Hur såg det ut förra månaden?”

Efter mötet kan du be assistenten att registrera en aktivitet och rapportera tiden på rätt projekt. Du får granska uppgifterna innan de sparas.

Samma möjlighet kan vara användbar när du vill följa upp ett projekt, kontrollera dina tidrapporter eller se hur resurserna är planerade framöver.

Det handlar alltså inte om att flytta projektinformationen till ännu ett system. Uppgifterna finns kvar i Severa, men du får ett nytt sätt att arbeta med dem.

Vad gör AI-assistenten och vad gör Severa MCP?

Det är AI-assistenten som sköter samtalet och tolkar dina frågor. Det sker i det AI-verktyg du använder, till exempel Copilot eller Claude.

Severa MCP fungerar som kopplingen till Severa. Den avgör vilka uppgifter och funktioner assistenten kan använda och ser till att åtkomsten bygger på dina befintliga behörigheter i Severa.

Severa MCP har alltså ingen egen AI-modell. Det är din AI-assistent som står för själva AI-funktionerna.

Om ditt företag till exempel bygger en egen agent i Copilot Studio är det företaget som äger och hanterar agenten. Severa MCP är en av de kopplingar som agenten kan använda.

Mitt tips är att ge agenten ett namn som beskriver vad den faktiskt hjälper till med, till exempel ”Projektassistenten”. Då blir det tydligare för medarbetarna vad de kan använda den till.

Vem får tillgång till informationen i Severa?

När AI får tillgång till företagets information är det naturligt att frågor om säkerhet och behörigheter dyker upp.

Här är grundprincipen enkel: En AI-assistent får inte tillgång till mer information via Severa MCP än vad du själv har behörighet att se i Severa.

Du använder kopplingen med ditt eget Severa-konto, och samma behörigheter gäller som när du arbetar direkt i systemet. Om du inte har tillgång till vissa uppgifter i Severa kan AI-assistenten inte heller hämta dem åt dig.

Men vad händer om en AI-agent syns i Teams för personer som egentligen inte ska kunna använda företagets Severa-information?

Det är två olika saker. Vem som kan se och använda en agent styrs av inställningarna i exempelvis Teams och Copilot. För att komma åt information i Severa krävs ett användarkonto i rätt Severa-organisation, att organisationen har tillgång till Severa MCP och att användaren har rätt behörigheter.

Licenser och företagets egna riktlinjer för AI-användning hanteras också i AI-verktyget och av organisationen själv.

Kort sagt: Severa MCP styr åtkomsten till Severa, medan företaget bestämmer hur AI-assistenten får användas.

Kan AI-assistenten ändra något i Severa?

Ja, men inte utan att du får möjlighet att granska ändringarna.

Via Severa MCP kan assistenten exempelvis skapa och uppdatera tidrapporter, aktiviteter och resekostnader. Den kan också göra vissa ändringar i projekt, projektfaser och resursplanering, till exempel avsluta ett projekt.

Däremot kan den inte radera uppgifter i Severa.

Hur ändringarna godkänns beror på vad assistenten ska göra och vilket AI-verktyg som används.

För tidrapporter, aktiviteter och resekostnader visar Severa uppgifterna och begär ditt godkännande i AI-applikationer som stöder den funktionen. För andra ändringar, som projekt och resursbokningar, hanteras bekräftelsen av AI-verktyget.

Det är alltid klokt att kontrollera uppgifterna innan du godkänner något. AI kan trots allt missförstå en instruktion. Om du ber assistenten att rapportera två timmar på ett kundprojekt bör du till exempel kontrollera att projekt, datum och antal timmar stämmer.

AI-assistenten kan hjälpa dig med jobbet, men du ansvarar fortfarande för att uppgifterna som registreras är korrekta.

Börja med det som tar tid i vardagen

När vi pratar om AI handlar diskussionen ofta om stora förändringar. Själv tycker jag att några av de mest intressanta möjligheterna finns i de små, återkommande uppgifterna.

Fundera på vilken information du brukar leta efter under en vanlig arbetsdag. Är det tidrapporter, projektstatus, teamets beläggning eller kunduppgifter inför ett möte?

Det är ofta just där en koppling mellan Severa och en AI-assistent kan göra skillnad. När du kan få fram information genom att ställa en fråga och sedan gå vidare till nästa uppgift blir det mindre administration och mer tid för kundarbetet.

Målet är inte att ge dig ännu ett verktyg att lära dig. Det handlar om att göra det enklare att använda informationen och systemen du redan arbetar med.

Vill du få bättre koll på dina projekt?

Severa hjälper konsult- och tjänsteföretag att hantera projekt, resurser, tidrapportering och lönsamhet på ett och samma ställe. Upptäck vad Severa kan göra för ditt företag eller prata med en av våra experter om hur ni kan få en smidigare projektvardag.

Rasmus Pohjoiskoski är produktchef på Severa och en av nyckelpersonerna bakom arbetet med att förnya användargränssnittet. Han har tidigare drivit startupföretag och brinner för att utveckla produkter som gör verklig nytta för kunderna. På fritiden trivs Rasmus bäst ute i naturen, gärna vid vattnet. Du hittar honom också ofta på golfbanan eller, när vintern kommer, i skidbacken.