Excel eller Severa: När är det dags att flytta projekthanteringen till ett PSA-system?

Excel fungerar bra för enklare projekthantering och uppföljning, särskilt när företaget är litet och projekten få. Men när antalet projekt, arbetstimmar, fakturor och resurser ökar blir det svårare att hålla ihop helheten i separata kalkylblad. Ett PSA-system som Severa samlar projekt, tidrapportering, resursplanering, fakturering och lönsamhetsuppföljning i samma system – och minskar behovet av manuellt arbete för att hålla koll på hur verksamheten faktiskt går.

I uppstartsfasen väljer många mindre konsult- och tjänsteföretag att planera, styra och följa upp verksamheten i Excel, Google Sheets eller andra kalkylblad. Det är enkelt, flexibelt och snabbt att komma igång med. När projekten är få kan kalkylblad fungera bra för att hålla koll på resursplanering, projekt, arbetstimmar, budgetar och fakturering.

Men när företaget växer, antalet projekt ökar och fler personer utför fakturerbart arbete börjar kalkylbladens begränsningar märkas. Mer tid går åt till att uppdatera information, flytta data mellan olika filer, kontrollera vilken version som är aktuell och säkerställa att ingenting faller mellan stolarna. Det som från början var ett enkelt hjälpmedel riskerar att utvecklas till ett administrativt system som kräver allt mer manuellt arbete. Tid och mental kapacitet som i stället skulle kunna läggas på kundarbete, projektledning, försäljning och annat som faktiskt skapar värde i företaget.

Här kommer kvalificerade projektsystem, även kallade PSA-lösningar (Professional Services Automation) in i bilden. Severa är ett projektsystem utvecklat för konsult- och tjänsteföretag som driver sin verksamhet i projektform. Genom att samla projektstyrning, resursplanering, tidrapportering, budgetering, fakturering och lönsamhetsuppföljning i en gemensam plattform blir det lättare att få överblick, planera resurser och följa upp affären – utan att behöva pussla ihop information från olika håll.

När räcker Excel inte längre till för projekthantering?

I ett mindre företag kan Excel och andra kalkylblad kännas som den smidigaste lösningen. Projekten är få, de fakturerbara timmarna går fortfarande att hålla i huvudet och helheten kan enkelt hanteras av en eller två personer. Men så snart projekten involverar två eller fler personer, eller antalet projekt överstiger tre, brukar behovet av en mer professionell lösning börja märkas. Då blir det helt enkelt fler saker att hålla reda på – fler timmar som ska registreras, fler projekt som ska följas upp och mer information som ska hållas aktuell och delas mellan olika personer.

Och någonstans där börjar de enskilda kalkylbladen utvecklas till ett eget administrativt system. I en fil följer man upp arbetstimmar, i en annan fakturering, i en tredje projektens utveckling och i en fjärde budget och lönsamhet. Informationen finns plötsligt på flera olika ställen, med olika versioner av sanningen, och rapporter måste sammanställas manuellt för att ge en aktuell bild av verksamheten.

Excel räcker inte längre till när det börjar ta för mycket tid att skapa den där helhetsbilden. Det handlar sällan om ett enda stort problem. Oftare är det flera små friktioner som återkommer vecka efter vecka.

Typiska tecken på att företaget börjar växa ur Excel är att:

• projektens status behöver kontrolleras på flera olika ställen
• arbetstimmar registreras i efterhand
• faktureringen kräver manuell sammanställning eller överföring av information
• rapporter behöver byggas manuellt för att ge en aktuell bild
• ledningen saknar en samlad bild av projektens utveckling och lönsamhet

När flera av de här tecknen börjar märkas i vardagen handlar frågan inte längre bara om Excel klarar uppgiften, utan om hur mycket tid och fokus företaget behöver lägga på att få arbetssättet att fungera. Om utmaningarna börjar väga tyngre än fördelarna är det dags att titta på ett professionellt projektsystem. Severa är utvecklat för konsult- och tjänsteföretag som vill hantera projekt, arbetstimmar, fakturering, resursplanering och rapportering i samma system.

Medan Excel och andra kalkylblad till stor del bygger på att någon kommer ihåg att uppdatera, flytta och sammanställa information, låter ett PSA-system som Severa informationen följa med genom hela projektet – från försäljning och planering till genomförande, fakturering och lönsamhetsuppföljning. Det blir mindre klipp och klistra mellan kalkylblad och betydligt enklare att hålla koll på hur projekten faktiskt går, hur lönsamma de är och hur beläggningen ser ut.

Vilka är fördelarna med ett PSA-system jämfört med Excel?

Den stora skillnaden mellan Excel och ett PSA-system är att ett PSA-system är byggt för att hålla ihop hela den projektbaserade verksamheten. I stället för separata kalkylblad för projekt, timmar, resurser och ekonomi finns informationen samlad och kan följa med genom hela processen.

1. En röd tråd från sälj till faktura

Severa knyter ihop försäljning, projekt, arbetstimmar, resurser och fakturering. Timmar och kostnader registreras direkt mot projektet och kan ligga till grund för både uppföljning och fakturering. Det ger en röd tråd från den första affärsmöjligheten till leverans och faktura – utan att fakturaunderlaget behöver pusslas ihop från olika kalkylblad i efterhand.

2. Tidrapportering som fungerar i vardagen

Med Severas mobilapp kan medarbetarna registrera arbetstid direkt mot projekt, använda stoppur och rapportera sina utlägg. När tiden registreras löpande blir den samtidigt en del av projektuppföljningen. Det gör det enklare att se hur mycket tid som faktiskt läggs på ett projekt och fånga upp avvikelser längs vägen – inte först när projektet är avslutat.

3. Bättre koll på resurser och beläggning

När företaget växer räcker det sällan med en bemanningsflik i Excel. I Severa kan resurser allokeras till projekt och projektfaser, vilket ger bättre koll på vem som har tid, vem som är fullbokad och hur kommande projekt påverkar kapaciteten. Resursplaneringen blir en del av projektstyrningen, i stället för ännu ett kalkylblad som måste hållas uppdaterat vid sidan av.

4. Följ lönsamheten medan projektet pågår

Om projektlönsamheten följs upp i Excel behöver arbetstimmar, kostnader och fakturering ofta sammanställas manuellt för att få en aktuell helhetsbild. I Severa finns informationen samlad och kan följas upp löpande. Det gör det lättare att se hur projekten utvecklas, var utfallet avviker från planen och vilka projekt och kunder som faktiskt driver lönsamhet – medan det fortfarande finns tid att agera.

5. Automatisera mer med integrationer och öppet API

Att gå från Excel till ett riktigt projektsystem betyder inte att alla andra system försvinner. Severa har färdiga integrationer och ett öppet REST API som gör det möjligt att koppla ihop data med exempelvis ekonomisystem och andra verktyg. Information kan på så sätt flöda mellan systemen i stället för att behöva matas in eller flyttas manuellt på flera ställen.

6. En lösning som kan växa med företaget

Ett PSA-system som Severa löser inte bara dagens problem med utspridda kalkylblad. Det skapar också en struktur för att hantera fler medarbetare, kunder och projekt utan att administrationen behöver växa i samma takt. Det ger en stabil grund för att skala verksamheten och växa företaget – utan att tappa kontrollen över projekt, beläggning och lönsamhet på vägen.

Vad kostar manuell projekthantering – utöver arbetstiden?

En ingenjör ska lägga sin tid på att lösa tekniska problem. En arkitekt på att skapa genomtänkta byggnader och miljöer. En IT-konsult på att utveckla lösningar och en kommunikationskonsult på att hjälpa sina kunder nå fram. Det är där deras tid och kompetens skapar värde.

Men i den dagliga projekthanteringen försvinner en del av den tiden lätt till administration. Och det är också här en stor del av den dolda kostnaden med manuell projekthantering finns – inte bara i tiden som går åt, utan i alla små avbrott och uppgifter runt omkring.

Timmar ska registreras och kontrolleras, fakturaunderlag ska sammanställas och rapporter tas fram. Samtidigt behöver någon hålla koll på om ett projekt börjar överskrida budgeten eller om fakturerbart arbete riskerar att falla mellan stolarna. Varje uppgift är liten i sig. Men när de återkommer vecka efter vecka tar de både tid och fokus från det arbete där medarbetarnas kompetens faktiskt gör störst nytta: kundleveranser, projektledning, planering, försäljning och affärsutveckling.

Med ett projektsystem som Severa hänger projekt, arbetstimmar, fakturering och rapportering ihop. Informationen registreras som en del av det dagliga arbetet och behöver inte flyttas, sammanställas och kontrolleras manuellt i samma utsträckning.

Hur hänger tidsregistrering och projektlönsamhet ihop?

Tidrapportering kan låta som en administrativ rutin, men i ett konsultföretag är den en viktig del av att förstå projektens lönsamhet. Timmarna visar hur företagets viktigaste resurs – medarbetarnas tid – faktiskt används, vad arbetet kräver och vad som kan faktureras.

Om timmar registreras i efterhand eller på olika ställen blir också bilden av projektens lönsamhet mindre tillförlitlig. Det blir svårare att se hur projektet faktiskt går och att använda erfarenheterna för att planera och prissätta kommande projekt.

I Excel innebär tidrapporteringen ofta flera steg innan timmarna kan användas för projektuppföljning, fakturering och lönsamhetsanalys. När tidsregistreringen i stället är en del av PSA-systemet blir timmarna direkt en del av projektets ekonomiska uppföljning. Det ger bättre koll på projekten längs vägen – och ett bättre underlag för att fatta beslut om både pågående och framtida projekt.

Varför är det viktigt att följa projektlönsamheten under projektets gång?

Projekt går sällan exakt enligt plan. Timmar drar iväg, förutsättningar förändras och kostnader kan bli högre än beräknat. Därför är det viktigt att följa projektens lönsamhet medan arbetet pågår och fånga upp avvikelser innan de hinner bli problem. En lönsamhetsanalys i efterhand visar vad som hände. Löpande uppföljning gör det möjligt att se varningssignaler längs vägen och agera medan det fortfarande finns möjlighet att påverka resultatet.

I Excel kräver löpande uppföljning av projektets ekonomi ofta flera manuella steg. Timmar, fakturering, budget och faktiskt utfall behöver vara uppdaterade och sammanställas för att ge en rättvisande bild. Risken är att avvikelsen blir synlig först när den redan hunnit påverka projektets lönsamhet.

I PSA-systemet Severa kan projektets utveckling följas löpande, med arbetstimmar, fakturering, budget och projektdata samlade i samma system. Det gör det lättare att upptäcka när ett projekt börjar avvika från planen och agera i tid – i stället för att konstatera vad som gick fel när projektet redan är avslutat.

Hur förenklar samlad projektinformation vardagen?

När flera personer arbetar i samma projekt behöver informationen kunna flöda smidigt mellan dem. Om projektplanen finns i ett kalkylblad, timmarna i ett annat, faktureringen i ett tredje och kundinformationen i mejl eller hos enskilda medarbetare går mycket tid åt till att leta, fråga och kontrollera. Och ibland till att svara på samma frågor flera gånger.

I Severa samlas informationen kring projektet på ett ställe och följer med genom hela projektets livscykel – från försäljning och planering till tidsregistrering, fakturering och rapportering. Det gör det enklare för alla som arbetar med projektet att utgå från samma information. Projektledaren behöver inte jaga uppgifter från flera håll, ekonomifunktionen får tillgång till underlaget för faktureringen och ledningen får bättre insyn i hur projekten och verksamheten utvecklas. Samtidigt slipper medarbetarna lägga lika mycket tid på att leta efter information eller svara på frågor om sådant som redan finns i systemet.

Mindre tid på att leta, fråga och dubbelkolla betyder helt enkelt mer tid till det som är viktigast – att göra ett bra jobb och leverera värde till kunden.

Hur minskar ett projektsystem risken för missade timmar och sen fakturering?

När arbetstimmar, projektinformation och fakturaunderlag hanteras på olika ställen uppstår lätt behovet av manuell handpåläggning mellan utfört arbete och faktura. Ju fler steg, desto större är risken att fakturerbara timmar faller mellan stolarna eller att arbetet drar ut på tiden.

I ett PSA-system som Severa registreras timmarna direkt mot rätt projekt och blir en del av underlaget för fakturering och uppföljning. Det minskar behovet av att samla in, kontrollera och föra över information manuellt och gör det lättare att fånga upp det som ska faktureras i tid.

Det handlar inte bara om mindre administration. Missade timmar innebär missade intäkter, medan sen fakturering påverkar kassaflödet. I längden kan båda påverka projektens och företagets lönsamhet.

Excel eller Severa – vad är skillnaden i praktiken?

Skillnaden mellan Excel och ett PSA-system märks framför allt i det dagliga arbetet. Tabellen nedan visar hur Excel och Severa skiljer sig åt i några av de viktigaste delarna av vardagen i ett projektbaserat konsult- eller tjänsteföretag.

Mycket av arbetet går att sköta i Excel men det kräver att informationen hålls uppdaterad och sammanställs när den behövs. I Severa hänger projekt, arbetstimmar, resurser, fakturering och rapportering ihop i samma process. Den stora skillnaden ligger därför inte i en enskild funktion, utan i hur mycket manuellt arbete som krävs för att hålla ihop vardagen – och hur mycket tid som i stället kan läggas på projekten och kundleveransen.

När passar Excel – och när passar Severa bättre?

Excel har fortfarande sin plats. För ett mindre företag med få projekt, få personer involverade och enkel uppföljning kan kalkylblad vara ett både smidigt och tillräckligt verktyg. Severa blir mer relevant när fler personer, projekt och kunder ska hanteras och projektstyrningen behöver hänga ihop med tidrapportering, resursplanering, fakturering och lönsamhetsuppföljning.

Excel slutar alltså inte vara ett bra verktyg bara för att företaget växer. Frågan är snarare vilken roll Excel ska ha. Det fungerar utmärkt för beräkningar, analyser och enklare planering, men blir mer sårbart när kalkylbladen ska hålla ihop hela den projektbaserade verksamheten.

Varför är ett PSA-system en investering och inte bara en kostnad?

När ett företag utvärderar ett PSA-system är det lätt att fokusera på månadskostnaden. Men den behöver vägas mot vad det nuvarande arbetssättet faktiskt kostar – både i tid och i pengar.

Vad kostar det till exempel när:

• rapporter behöver sammanställas manuellt?
• fakturerbara timmar faller mellan stolarna och leder till förlorade intäkter?
• projektledare lägger tid på administration i stället för att leda projekten?
• faktureringen drar ut på tiden och påverkar kassaflödet?
• avvikelser upptäcks först när de redan har påverkat projektets lönsamhet?
• affärsbeslut fattas utifrån inaktuell eller ofullständig information?

Det är här värdet av projektsystemet blir tydligt. När projekt, arbetstimmar, resurser, fakturering och rapportering hänger ihop minskar det administrativa arbetet samtidigt som företaget får bättre möjligheter att följa projektens utveckling och agera i tid.

Excel kan vara en bra och kostnadseffektiv lösning så länge verksamheten är enkel att överblicka. Men när företaget växer behöver kostnaden för ett PSA-system jämföras med kostnaden för att fortsätta arbeta som tidigare.

Investeringen handlar därför inte bara om att byta verktyg. Den handlar om att lägga mindre tid på administration, minska risken för missade intäkter och skapa bättre förutsättningar för lönsamma projekt och fortsatt tillväxt.

Är det dags att prova Severa?

Har Excel börjat kräva mer tid och manuellt arbete än det sparar? Med Severa får ni projekt, arbetstimmar, resurser, fakturering och rapportering samlade i ett system – och en bättre överblick över verksamheten.

Prova Severa och se hur ett PSA-system kan förenkla vardagen i ditt konsult- eller tjänsteföretag.

Läs mer om hur svenska tjänste- och konsultföretag följer upp och styr sina projekt i vår nya rapport:  Vägen till lönsamma kundprojekt – Så arbetar svenska konsult- och tjänsteföretag med projektbaserad verksamhetsstyrning